Changer de logiciel
Changer de logiciel de réservation sans interrompre vos rendez-vous
Changer d'outil ne devrait pas vous coûter un seul rendez-vous. Ce guide décrit les étapes d'une migration organisée : du contrôle de votre contrat actuel jusqu'à la vérification que chaque rendez-vous futur est bien traité, avec une période de transition pour basculer en douceur.
- Un changement préparé, sans jour sans rendez-vous
- Des étapes claires, du contrat actuel aux premiers clients
- Vos données vérifiées et sauvegardées avant de partir
- Une période de transition pour ne rien laisser passer
Préparez votre changement d'outil
Dites-nous où vous en êtes dans votre réflexion : nous vous répondons avec des éléments concrets, adaptés à votre établissement et à votre calendrier.
Pourquoi la préparation fait toute la différence
La plupart des mauvaises expériences de migration viennent d'un détail oublié : un contrat toujours actif, un fichier clients non exporté, un rendez-vous déjà planifié qui n'existe pas dans le nouvel outil. En suivant les étapes dans l'ordre, vous gardez la maîtrise de votre calendrier et aucun rendez-vous ne se perd entre les deux outils.
Ce qui peut être repris, à vérifier cas par cas
Selon votre ancien logiciel et les conditions de votre contrat, vos clients, prestations et horaires peuvent être exportés puis importés ou recréés dans Dolica. Le délai de recréation de ce qui n'est pas récupérable dépend notamment de la configuration de votre établissement et des données disponibles. Nous vous aidons à distinguer ce qui est possible de ce qui ne l'est pas, sans promesse irréaliste.
Combien de temps prévoir ?
Le délai de mise en place dépend notamment de la configuration de votre établissement, du nombre de plannings et des données disponibles. La période de transition avec les deux outils dure souvent quelques semaines, le temps que vos habitués adoptent le nouveau lien.
Les étapes pour changer sans interrompre votre activité
Suivez ces étapes dans l'ordre. Chacune protège un élément de votre activité : votre contrat, vos données, vos rendez-vous et la confiance de vos clients.
01
Vérifiez votre contrat et vos conditions de résiliation
Avant toute chose, relisez les conditions de votre abonnement actuel : durée d'engagement, préavis, frais éventuels et conditions de récupération de vos données. Cela détermine le calendrier réel de votre changement.
02
Sauvegardez vos créneaux et vos informations
Exportez ce dont votre activité a besoin : fichier clients, prestations avec durées et tarifs, horaires d'ouverture, plannings, historique des rendez-vous. Si votre outil actuel ne propose pas d'export, conservez une copie des éléments essentiels avant la date de résiliation.
03
Préparez votre compte Dolica
Créez votre espace et votre établissement : nom, adresse, coordonnées, horaires. Votre fiche de réservation publique et votre lien de prise de rendez-vous sont générés à cette étape.
04
Paramétrez prestations, équipes, horaires et règles
Reconstituez votre catalogue : durées, prix, catégories, couleurs, garanties anti-no-show (empreinte bancaire ou acompte), délais de réservation et d'annulation. Ajoutez vos employés et leurs plannings, ainsi que vos indisponibilités.
05
Organisez l'import des données, quand c'est possible et autorisé
Selon votre ancien outil et vos droits, vos données peuvent être importées (CSV, copie manuelle) ou recréées. Certaines données sont exportables librement, d'autres non : vérifiez ce que votre contrat autorise et ce qui est techniquement possible, sans rien promettre d'avance.
06
Testez le parcours de réservation
Avant de communiquer le nouveau lien, faites une réservation de test de bout en bout : choix de la prestation, de l'employé, du créneau, confirmation par e-mail, modification et annulation. Corrigez ce qui cloche tant que personne ne réserve encore.
07
Informez vos clients du nouveau lien
Envoyez votre nouveau lien de prise de rendez-vous par e-mail ou SMS, ajoutez-le à votre fiche Google, vos réseaux sociaux et vos supports imprimés. Vos habitués n'ont qu'un lien à enregistrer.
08
Prévoyez une courte période de transition
Pendant quelques semaines, gardez les deux outils en parallèle : l'ancien pour consulter l'historique et finir les rendez-vous déjà planifiés, le nouveau pour toutes les réservations à venir. Évitez de fermer l'ancien compte le jour même.
09
Vérifiez que chaque rendez-vous futur est bien traité
Pendant la transition, contrôlez qu'aucun rendez-vous déjà pris n'est oublié : replanifiez ceux qui n'existent pas encore dans Dolica, et confirmez à vos clients le bon créneau pour ceux qui ont réservé sur l'ancien outil.
Préparez votre changement d'outil
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